Iedereen weet dat als je een auto van de zaak hebt en wilt voorkomen dat je bijtelling bovenop je inkomen krijgt, je een sluitende kilometeradministratie moet bijhouden. Maar wanneer spreek je over een sluitende administratie en waar wordt op gelet bij controle door de belastingdienst?
Een sluitende rittenregistratie betekent eenvoudig dat bij het einde van de rit de eindstand van de kilometerteller van de auto én de eindbestemming gelijk is aan de beginstand van de volgende rit. Maar de controle van de belastingdienst gaat verder.
Een sluitende rittenregistratie betekent ook dat de in de praktijk gekozen routes en bestemmingen overeen moeten komen met die in je rittenoverzicht. Ben je een bepaalde dag geflitst op de A15, maar die weg komt die dag komt niet voor in je overzicht, dan heb je een probleem. Hetzelfde geldt voor tanken. Heb je je auto volgegooid in Amersfoort, maar die dag heb je alleen maar een trip van Amsterdam naar Haarlem en terug staan, dan voldoet je kilometerregistratie ook niet meer.
En dan heb je nog de afstand. De belastingdienst controleert de afstanden ook via elektronische hulpmiddelen. Daar valt GoogleMaps ook onder. Dus geeft je een rit op die 120km is, maar in GoogleMaps is deze slechts 100km, dan zit je hier ook fout. Vergeet niet dat je agenda en informatie van onderhoudsbeurten bij je dealer ook sluitend moet zijn.
Zakelijk Rijden heeft twee controles automatisch ingebouwd, zodat je dit soort zaken kan voorkomen. Ten eerste wordt automatisch je eindstand gebruikt als beginstand van de nieuwe rit. Maar pas je later wat aan, dan signaleert Zakelijk Rijden automatisch als hier verschillen in ontstaan. Ten tweede berekent Zakelijk Rijden automatisch de afstand via GoogleMaps. Je ziet dus altijd meteen of er een afwijking is met wat je zelf invoert.
Kort samengevat: zorg er voor dat je ritten altijd sluitend zijn. Let daarbij op begin- en eindstanden, tankbeurten, bekeuringen, afstanden via GoogleMaps en onderhoudsbeurten. Maar het is de moeite waard om 20-25% bijtelling te voorkomen!